Aktualności
Forum Informatycznego Zarządzania Uczelnią "Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) w Uczelniach Wyższych - Zasady Obsługi dokumentacji i pracy kancelaryjnej oraz wdrażanie i zastosowanie różnych systemów teleinformatycznych klasy EZD", Warszawa, 30.11.2017
Przedstawiciele Uczelni Wyższych od dawna sygnalizują potrzebę omówienia problematyki wdrażania i stosowania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w uczelniach wyższych. Chodzi o szerszy aspekt niż jedynie omówienie czy pokazanie konkretnego systemu klasy EZD, w ramach którego odbywa się Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Z tego względu Forum poświęcone zostanie w całości tej kwestii.
Naszym celem jest przedstawienie zarówno aspektów prawnych, merytorycznych, jak i technicznych związanych z wdrażaniem różnych systemów klasy EZD w pracy kancelaryjnej uczelni. Brakuje natomiast wiedzy, jak oceniać i odbierać funkcjonalności tych systemów, by zapewnić ich zgodność z obowiązującym stanem prawnym oraz zasadami pracy kancelaryjnej i archiwalnej. W trakcie Forum planujemy skoncentrować się także na aspektach praktycznych we wdrażaniu systemów klasy EZD pochodzących od różnych dostawców.
PROGRAM
30 listopada 2017 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
10:10 Wykład: Uwarunkowania prawne w zarządzaniu dokumentacją w uczelniach publicznych i prywatnych oraz jej archiwizacja:
- Dokumentacja uczelni publicznej i prywatnej w świetle obowiązującego stanu prawnego.
- Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją a system tradycyjny – wprowadzenie, zasady wskazywania wyjątków.
- Sytuacja prawna archiwów uczelnianych, w tym elektronicznych zasobów archiwalnych.
- Normatywy kancelaryjne i archiwalne w uczelniach (instrukcja kancelaryjna, JRWA, instrukcja archiwalna) – zakres oraz ocena obowiązujących pod kątem wdrażania EZD.
- Uczelnie wyższe a archiwa państwowe.
dr Ewa Perłakowska (ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:50 Wykład: Metodyka pracy kancelaryjnej w EZD oraz w systemie tradycyjnym.
- Czynności kancelaryjne w systemie EZD.
- Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym wspomaganym systemem EZD.
- Porównanie zasad postępowania w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
Dagmara Niemczyk (ekspert, doradca, trener w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, organizacji pracy w e-Urzędzie, wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją)
11:50 Wykład: Rola koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty.
Przedstawione zostaną wspólne obszary zainteresowania koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty oraz zadania specyficzne dla poszczególnych funkcji. Omówione zostaną metody pracy koordynatora związane z doradzaniem, szkoleniami oraz narzędzia wykorzystywane do weryfikowania poprawności działań kancelaryjnych pracowników jednostki. Na tle koordynatora przedstawione zostanie nowe spojrzenie na zadania archiwisty w podmiocie z systemem EZD. Dostępne nowe metody i narzędzia zostaną ukazane głownie w perspektywie ich praktycznego wykorzystania na polach związanych z nadzorowaniem klasyfikacji spraw i dokumentów, kompletności dokumentacji i poprawności metadanych. Oprócz wskazania wspólnych obszarów pracy koordynatora i archiwisty omówione także zostaną różnice pomiędzy obu rolami.
Paweł Wlezień
12:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: Ewa Perłakowska
13:00 Przerwa na lunch
13:30 Wykład: Proces wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w oparciu o rozwiązania publiczne.
- System EZD PUW autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
- Uczelnie wyższe i pozostali Partnerzy Wojewody Podlaskiego, korzystający z jednolitego narzędzia EZD PUW.
- Zasady i procedury pozyskania, wdrożenia i utrzymania EZD na uczelniach wyższych.
- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w praktyce uczelni wyższych.
Magdalena Sawicka
14:10 Wykład: Sukcesy i potknięcia w procesie wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w uczelni na przykładzie Uniwersytetu Gdańskiego:
- Prace przygotowawcze Uczelni do wdrożenia systemu EZD.
- Wady i zalety wdrożenia EZD na Uczelni.
- Rezultaty wdrożenia EZD jako systemu wspierającego na Uniwersytecie Gdańskim.
Agnieszka Krajewska, (Kierownik Działu Zarządzania Systemami Informatycznymi w pionie Kanclerza ds. Informatyzacji Uniwersytetu Gdańskiego)
14:50 Przerwa na kawę
15:00 Wykład: Proces wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w oparciu o rozwiązania komercyjne.
- decyzja podjęta i co dalej?
- jak jest teraz, co chcemy osiągnąć?
- system skrojony na miarę,
- rozwój i integracje.
Patrycja Kijas
15:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie Forum, wręczenie certyfikatów
ZGŁOSZENIE
Organizator:
Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.;
www.cpi.com.pl
tel. (22) 870 69 10, 870 69 78;
email: pr@konferencja.com.pl
Patronem Medialnym Wydarzenia
